اظهارنامه در واقع سند ثبت شرکت سهامی عام و خاص است که مفاد آن بایستی از سوی موسسان بر اساس ماده 7ل.ا.ق.ت تنظیم شود.موسسان به هنگام تاسیس شرکت سهامی می بایست اظهارنامه را تهیه و تنظیم نموده و آن را بهضمیمه دیگر مدارک مندرج در مواد 6 و 20 ل.ا.ق.ت از جمله طرح اساسنامه و اعلامیه ی پذیره نویسی(که مختصشرکت های سهامی عام است) پس از امضاء کلیه ی موسسان،اعضاء هیات مدیره (اصلی و علی البدل)وبازرسان(اصلی و علی البدل) آن را برای ثبت به اداره ی ثبت شرکت ها تقدیم نمایند.این اظهارنامه(تقاضانامه ثبتشرکت)در دو نسخه تنظیم می شود و بعد از ثبت،متصدی آن باید طبق ماده 5 نظامنامه قانون تجارت مصوب 1311نسخه ثانی آن را با قید تاریخ و نمره ثبت امضاء و به مهر اداره ثبت شرکت ها ممهور کند و به متقاضی تسلیم نماید.

مطابق ماده 6 نظامنامه مذکور بیان می دارد:در ظرف ماه اول ثبت هر شرکت،خلاصه شرکتنامه و منضمات آنباید توسط اداره ثبت محل در مجله رسمی عدلیه و یکی از جراید کثیرالانتشار مرکز اصلی شرکت به خرج خود شرکتمنتشر شود تا همگان و اشخاص ثالث از ثبت و تاسیس شرکت مطلع گردند.چون اظهارنامه سند ثبت شرکت به شمارمی آید،لذا از تاریخ ثبت اظهارنامه،تاریخ ثبت شرکت محسوب می شود.برای ثبت اظهارنامه،مجمع عمومیموسس،فرد یا افراد واجد شرایطی را جهت ثبت به اداره ثبت شرکت ها برای انجام کلیه تشریفات قانونی و امضاء ذیل دفاتر انتخابو معین می نماید.فرد مزبور معمولاَ مدیر عامل یا یکی از اعضاء هیات مدیره می باشد.
ماده 44 قانون تجارت مقرر می دارد:اظهارنامه را که بموجب ماده 50 به دایره ثبت اسناد باید تسلیم شود موسسین شرکت تهیه نموده با اسناد مربوطه به اولین مجمع عمومی تقدیم می نمایند  تا مجمع صحت یا سقم آن را معین  کند.ولی در ماده ی 50 اشاره ای به اظهارنامه نشده بلکه مقرر می دارد که مدیر شرکت باید رسید سرمایه را اعلام کند.در صورتیکه فعلاَ اظهارنامه ای که برای ثبت شرکت به اداره ثبت شرکت ها تسلیم می شود،حاوی خلاصه ای از تشکیلات شرکت است و باید طبق نمونه چاپی که از طرف اداره ثبت شرکت ها تهیه شده است،تنظیم گردد.اظهارنامه مزبور تقاضای ثبت شرکت است و مدیران شرکت با ذکر خلاصه ای از تشکیلات و اصول شرکت ذیل آن را امضاء می نمایند.

مندرجات اظهارنامه که تقریباَ شبیه شرکتنامه می باشد،به قرار زیر است:
نام شرکت
نوع شرکت
موضوع شرکت
مرکز اصلی و نشانی صحیح آن
اسامی شرکاء یا موسسان
مبدا تشکیل شرکت و مدت آن
سرمایه شرکت اعم از نقدی و جنسی
میزان سهام هر یک از شرکاء
مدیر یا مدیران شرکت،اشخاصی که حق امضاء دارند
ترتیب تقسیم سود شرکت
مواقع رسیدگی به حساب
فسخ شرکت
محل شعب شرکت
بازرس شرکت
عده سهام
عده و مقدار سهام نقدی
عده و مقدار سهام غیر نقدی
بعد از تصویب اساسنامه و انتخاب مدیران و بازرس حساب،مدیران شرکت اظهارنامه ی ثبت شرکت را تنظیم می کنند و طبق ماده 44 آن را به تایید مجمع عمومی می رسانند.